Jeśli jesteś jednym ze szczęśliwców, którzy odnaleźli swoje nazwisko na liście stypendystów, możesz już świętować, ale zanim zaczniesz pakować walizki powinieneś jeszcze dopełnić kilku formalności:
a) Zgłoszenie na uczelni partnerskiej. Biuro Współpracy z Zagranicą oficjalnie zgłasza nazwiska i dane teleadresowe wszystkich studentów uczelniom partnerskim. Każda z nich ma też własną procedurę rejestracji studentów Erasmusa. To może być zgłoszenie mailowe lub wysłane pocztą i to jest pierwszy krok, jaki należy zrobić przygotowując wyjazd. Po otrzymaniu dokumentów przedstawiciel uczelni partnerskiej nawiązuje bezpośredni kontakt ze studentem i przesyła wszelkie konieczne informacje mailem lub pocztą. Jest to też oficjalne powitanie stypendysty w szkole, która przez najbliższy semestr lub rok akademicki będzie jego uczelnią.
b) Program studiów za granicą. Niezwykle istotne jest odpowiednie przygotowanie „Porozumienia o programie zajęć” (Learning Agreement). Jest to dokument precyzujący, jakie przedmioty student powinien zrealizować w uczelni zagranicznej. Punktem wyjścia do prawidłowego przygotowania LA jest program w uczelni macierzystej. W katalogu przedmiotów ECTS należy poszukać najbliższych odpowiedników przedmiotach realizowanych w danym semestrze/roku w uczelni macierzystej. Przy wyborze należy w pierwszej kolejności brać pod uwagę efekty kształcenia oraz punkty ECTS. LA powinien być podpisany przez studenta, koordynatorów z uczelni macierzystej oraz uczelni przyjmującej.
Studia za granicą powinny być zrealizowane zgodnie z ustaleniami w LA. Wszelkie zmiany w LA wymagają zgody uczelni macierzystej.
c) Umowa. Każdy student przed wyjazdem podpisuje umowę z Wyższą Szkołą Języków Obcych. Jest to dokument, w którym określone są miejsce oraz czas trwania pobytu zagranicznego, wysokość przyznanego grantu jak również pozostałe warunki wyjazdu.
d) Dane bankowe. Przed wyjazdem należy dostarczyć do Kwestury Formularz Danych Bankowych ze wszystkimi informacjami koniecznymi do przygotowania przyszłych przelewów.
e) Ubezpieczenie. Każdy student dostaje z Biura Współpracy z Zagranicą zaświadczenie o wyjeździe. Z tym dokumentem należy się udać do swojego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia i uzyskać ubezpieczenie na czas wyjazdu.
f) Wypełnienie testu językowego on-line. Komisja Europejska monitoruje w jaki sposób mobilność studentów przyczynia się do zwiększenia ich kompetencji językowych. Każdy student wyjeżdżający na Erasmusa jest zobowiązany wypełnić test językowy on-line. Robi się to dwa razy: przed wyjazdem i po powrocie.
g) Zakwaterowanie. Informacje o zakwaterowaniu student dostaje od uczelni partnerskiej. Naturalnym źródłem informacji jest również strona internetowa szkoły. Część uczelni oferuje akademiki, są one jednak często droższe, niż mieszkanie lub pokój „na mieście”. Studenci często decydują się na samodzielne znalezienie lokum.
h) Kontakt z innymi Erasmusowcami. Warto spotkać się ze starszymi kolegami, którzy akurat wrócili z wyjazdu. Na pewno chętnie podzielą się swoimi doświadczeniami i udzielą wielu cennych rad.
i) Kontakt z promotorem. Jeśli jesteś studentem wyjeżdżającym na III roku i będziesz za granicą pisać swoją pracę licencjacką, powinieneś przed wyjazdem nawiązać kontakt ze swoim promotorem i ustalić w miarę możliwości harmonogram prac, sposób przekazywania fragmentów pracy w czasie roku i inne szczegóły.